雷云罡
采购文件是采购人向参与采购活动的商家或评委提供的,用于阐明采购人需要采购的货物、工程或服务的数量、质量要求，参与商的资格、资质要求，采购程序规定，评审标准，成交原则，合同条款，投标或报价格式等内容所必须的采购文书。它既是参与商编制投标文件或报价文件的依据，又是评委评审的依据，采购单位与中标或成交单位签订采购合同的依据。采购文件编制的质量优劣，直接影响着采购活动的举行和采购结果的确定。对此，本人结合采购工作实际，就采购文件的制作谈几点体会如下：
一、采购文件的分类，主要内容和制作方法
采购文件按采购方式可分为五类，分别是招标文件、竞争性谈判文件、询价书、单一来源采购文件、其它采购文件。在这五类采购文件中，较常用的采购文件是招标文件、竞争性谈判文件和询价书，尤其是询价书的使用频率更高。招标文件主要用于采购的货物、工程或服务数额达到一定标准的采购项目，这个标准的具体数额由省以上人民政府根据本地区实际来确定。竞争性谈判文件主要用于以下采购项目：一是招标后没有供应商投标，或者没有合格标的，或者重新招标未能成立的采购项目；二是技术复杂或者性质特殊不能确定详细规格或者具体要求的采购项目；三是采用招标所需时间不能满足用户紧急需求的采购项目；四是不能事先计算出价格总额的采购项目。询价书主要用于货物规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，而且一般采购的额度较小。
采购文件一般由五部分内容构成。第一部分为采购公告或邀请函，它主要用以载明采购项目名称、编号和采购方式，项目内容，对供应商资格条件的基本要求，获取采购文件的方式、地点和采购文件的发售时间、售价，领取或购买采购文件需隽带的证件，递交采购文件的时间、地点及采购活动组织者的通讯地址、联系人、联系电话等。第二部分为项目内容和要求，主要用以详细载明项目的技术要求（如：产品的规格、性能、生产工艺等）和商务要求（如：交货方式、计量要求、质量要求、质保要求、验收要求、付款条件、售后服务等），并附详细的采购方案和采购清单。第三部分为投标、谈判或报价方须知，它主要用以载明采购文件的适应范围、合格供应商的条件、采购文件的组成及修改、投标文件或报价书的组成、编写、澄清、递交和有效，开标、唱标和评标规定，定标原则、合同的授予等有关说明。第四部分为合同格式，它主要以用载明合同的主要条款，即一般条款，（如：签订的依据，数量、价格、质量要求，制作工艺、技术指标，交货方式、时间、地点要求，计量、验收、款项结算要求，双方的权利和义务规定，违约责任及争议解决办法，合同的生效等）和特殊约定，即特殊条款，（如：在供货、验收和付款等条款上的特殊规定）。第五部分为投标文件或报价文件的格式，它主要用以说明供应商递交的投标文件或报价文件的格式及其一般性内容。以上五部分内容共同构成采购文件的有机整体。在编制采购文件时，要针对不同的项目分别确定具体的内容，力争做到内容完整、详略得当、表述清楚、语言规范、方法科学，使编制出来的采购文件切实具备操作性。同时，在编制采购文件时多参阅范本，吸取已有的经验，尽可能将问题考虑全面，制作完成后要反复阅读，多人把关。
二、制作采购文件应注意的几个问题
（一）采购文件内容要与采购项目相匹配。在这方面主要是指采购文件具体条款要与采购项目特点相吻合，不能将设备类采购文件编制成工程类或者服务类采购文件，或者将工程类采购文件编制成设备类采购文件。同时也指，在采购文件的版本参考上，同类项目参考的版本应当一致，只是在具体内容上有差异，如计算机采购文件就可参考办公自动化设备采购文件，而不能参考办公家具或物资采购文件。
（二）采购文件的内容要完整，且重点要突出。采购文件内容完整是有关部门对制作采购文件的基本规定，也是供应商准确理解采购文件的前提，这就要求在制作采购文件时，对组成采购文件的各部分都要写清楚具体内容。同时，对供应商特别关注的部分，如资质规定、项目内容、供货状态及款项结算等条款，要详细准确的表述，使供应商正确判断是否参与以及如何参与采购活动，确保供应商对采购文件理解的统一性。
（三）采购文件中的文字表述要清楚，语言使用要精炼规范。在这方面主要是指，在编制采购文件时，对采购文件中的字句要进行仔细推敲，使用规范性术语，避免使用含义模糊或容易产生歧义的词语。同时，采购文件各条款内容要符合法律法规的规定，文字表达要准确精炼。在用表格表述的采购文件里，要编制编表说明，特别是有关数字的填写，必要时给出表间关系或数字来源的计算公式，避免引起供应商对部分内容的误解。
（四）资格、资质条件规定要适中。在这方面主要是指，在对供应商的资格、资质条件规定上要与采购项目相匹配，小项目或者简单项目在这一方面的规定要较低，大项目、复杂项目或者技术含量高的项目在这一方面的规定要相对较高。既不能让有能力而资格较低的小公司在某些项目上望羊兴叹，也不能让一些大公司或规模较大的集团公司对某些项目失去参与的兴趣。
（五）采购项目清单要详细清楚。采购项目清单是参与供应商关注的重点，它的清楚和详细程度直接影响着采购的质量和效率。在编制采购文件时，要将项目清单作为采购文件编制的重点，若为货物或设备项目，则要列清货物或设备的品牌、规格、型号、基本配置、产地等。若为工程项目，则要列明工程量、施工程序及工艺要求、工程用材要求、相关的图纸等内容。若为服务项目，则要列明服务的内容要求、服务质量要求等。
（六）合同条款要规范，内容要体现采购人的意图。设置合同条款的主要目的是阐明采购人的意图，有利于供应商了解中标或成交后签订采购合同的主要内容，明确双方各自的权利和义务，以便制作投标或报价方案，减少在签订正式合同时的扯皮现象，预防和避免纠纷的产生。因此，在编制采购合同时，一般性内容要符合有关规定，特殊约定要充分体现采购人的意图，切勿照抄照搬不实用的合同范本或过时的合同范本。
（七）采购当事人各方在采购文件中的称谓要前后保持一致。在这方面主要是指，在采购文件中若采购当事人在第一次出现时用全称（注明简称的除外），则在以后均用全称，若用简称则一直用简称，严禁简称与全称交叉使用，使采购文件使用人，对采购文件产生误解或歧义。
（八）采购文件各部分意思表达要前后保持一致。在这方面主要是指，采购文件各部分在同一问题的规定上，如资质、资信要求，评审标准和办法，成交原则等规定上，要前后保持一致，不能在同一采购文件中相互矛盾。
（九）采购文件中的时限规定要合法、合规。在这方面主要是指对于采购文件中有关时限或时间的规定，既要符合法律、法规规定，又要满足项目的物理或化学属性（如水泥的凝固期，某些工序所必须的取短时间等）。同时，还要给供应商留出足够的时间，用以制作投标文件或报价文件等各项前期准备工作，不能让供应商仓促上阵，因时间问题而影响采购质量或结果。
（十）评审程序、方法和标准要科学，且具有操作性。在这方面主要是指在采购文件中，对评审的程序，评审方法及标准的规定要符合政府采购有关规定，同时要具有操作性。对于生僻的评审办法或者自己摸索出而未经大家认同的所谓“新办法”一般不要使用，以免出错或者影响评审的结果。
