第一，招标代理机构须依法设立。依法设立，是任何组织成立的形式要件。由于社会组织的性质、业务经营范围的不同，其成立的程序亦有区别，但都必须依法成立。依法成立的含义是：机构的设立目的和宗旨要符合国家和社会公共利益的要求；组织机构、设立方式、经营范围、经营方式要符合法律的要求；依照法律规定的审核和登记程序办理有关成立手续。
第二，招标代理机构须从事招标代理业务并提供相关服务。这是招标代理机构的实质要件。招标代理机构的主要业务包括：为招标人编制招标文件，审查投标人的资格，按程序组织评标，协调招标人与中标人的关系，监督合同的履行，对招标人进行购后服务等。这些业务有的属于严格意义上的招标代理，有的是与招标代理相关的其他服务。凡是提供了上述服务的组织，并经依法设立，均可成为招标代理机构。招标代理机构可根据自己提供服务量的大小，向招标人收取一定的费用。
第三，招标代理机构是社会中介组织。这是对招标代理机构性质的界定。中介组织，是那些本身不从事生产经营活动和商品流通活动，而为专门从事生产经营和商品流通活动的市场主体提供各种服务的组织，如律师事务所、会计师事务所、资产评估机构、行业协会、咨询机构、拍卖行等。市场经济的发展，离不开市场中介组织。中介组织作为政府、市场、企业联系的纽带，具有政府行政管理不可替代的作用。发达的市场中介组织又是市场成熟和市场经济发达的重要表现。
中介组织主要有四大作用：为市场主体提供服务，沟通市场主体之间的联系，为保证市场公平竞争、公正交易进行公证，监督市场交易行为。招标代理机构是独立于政府和企业之外，为市场主体提供招标服务的专业机构，属于社会中介组织。在组织招标的过程中，招标代理机构不仅要接受招标人和投标人的监督，还要接受政府和社会的监督，以及执业资质考核和职业道德的约束。同时，招标代理机构还是招标人与投标人之间关系的桥梁，是政府管理招标人的招标行为的纽带。因此，招标代理机构是典型意义上的社会中介组织。
上述规定，既可以说是对招标代理机构给出的定义，也可以说是招标代理机构的通用条件。
